Medewerker Servicedesk Facility Management | Werken bij Haarlemmermeer (2024)

Medewerker Servicedesk Facility Management
HBO | Maximaal € 3.784,- | Schaal 7 | vast | 32 uur

Werken als medewerker Servicedesk bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Dat je het visitekaartje bent van cluster Facility Management en het eerste aanspreekpunt voor onze interne klant (ambtelijke- en politieke organisatie en bezoekers);
• Dat je werkt in een dynamische omgeving waarbij jij zelfstandig de regie houdt over de opvolging en afhandeling van alle uiteenlopende facilitaire klantvragen;
• Dat je verantwoordelijk bent voor het contact en de informatieoverdracht met de betrokken partijen en de registratie hiervan in ons Service Management Systeem;
• Dat je een actieve bijdrage levert aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.

De kern van jouw functie
De komende jaren staat in het teken van verdere positionering en professionalisering van cluster Facility Management en onze Servicedesk. Met deze ontwikkeling willen we de klant nog beter ontzorgen en onze dienstverlening verder professionaliseren. In het dagelijks werk betekent dit dat we streven naar één centraal punt waar alle klantvragen binnenkomen en waar jij als medewerker Servicedesk de regie op voert.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klant, je handelt eerstelijns vragen zelfstandig af en zet waar nodig vragen door naar de FM-specialisten in de tweede lijn. De klantvraag komt bij voorkeur binnen via ons Service Management Systeem TOPdesk en je schroomt niet om dit bij onze klanten en collega’s te stimuleren op (klant)vriendelijke wijze.
Lopende verzoeken volg je op en monitor je. Je zorgt voor een goede en snelle terugkoppeling naar onze klant. Je signaleert en escaleert knelpunten, denkt mee over verdere professionalisering en komt met verbetervoorstellen, waarbij het gebruiken van managementrapportages een belangrijk onderdeel is. Jouw drijfveer is om de best mogelijke dienstverlening te bieden aan onze klant en je kunt goed schakelen en prioriteiten stellen.In deze dynamische functie kan je ook gevraagd worden een rol te spelen bij projecten en daarnaast behoort het coördineren van de FM-diensten bij interne evenementen tot jouw dagelijks werk.
Belangrijk is dat het hier gaat om een hands-on functie, waarbij gastvrijheid en servicegerichtheid centraal staan en dat je daarnaast een kei bent in organiseren (van het werk) en het behouden van overzicht.
Een greep uit jouw takenpakket:

• Je behandelt klantvriendelijk alle vragen, wensen en verzoeken m.b.t. onze facilitaire dienstverlening en verwerkt dit in het systeem;
• Je bewaakt de respons- en doorlooptijden van de klantvragen en rappelleert de tweede lijn ter bevordering van tijdige afhandeling en koppelt dit terug naar de klant;
• Je bent kritisch op jouw eigen werkzaamheden en verbetert deze waar mogelijk;
• Je maakt gebruik van de rapportagetool in Topdesk;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers, en borgt dat zij zich aan de gemaakte afspraken houden
• Je voert regie op de reserveringen van vergaderruimtes die geboekt worden via TOPdesk en checkt of er overige faciliteiten nodig zijn en geregeld moeten worden;
• Je coördineert de FM-diensten bij interne evenementen, voert een intakegesprek met de klant en bewaakt de voortgang van de benodigde diensten;
• Je neemt deel aan diverse (team)overleggen, volgt actiepunten op en koppelt terug aan de desbetreffende betrokkenen;
• Je schrijft en plaatst diverse communicatie over onze dienstverlening op Intranet en onze Sharepoint site;
• Je controleert binnenkomende facturen en zorgt dat deze op de juiste budgetten worden afgeboekt.

We doen het samen!
Cluster Facility Management (FM) faciliteert en adviseert management en medewerkers van gemeente Haarlemmermeer bij het dienen van het maatschappelijk belang. Daar geven we uitvoering aan door het bieden van gastvrije dienstverlening en de clusters te faciliteren in goede huisvesting en passende producten en diensten. Dit doen wij vanuit de organisatiewaarden “samen, waarderend en professioneel”. Wij leveren vertrouwde, betrouwbare en professionele dienstverlening die bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers en klanten.
Cluster FM bestaat uit ongeveer 65 medewerkers en 3 teams. De medewerker Servicedesk valt onder team Services. Team Services is het eerste aanspreekpunt voor de interne klant van FM en bestaat uit de subteams FM-Servicedesk, Bodes, Inkomende Post, Postverzending en Ondersteuning Griffie. De Servicedesk medewerker bezetten dagelijks met één persoon de fysieke balie die gedeeld wordt met ICT. De overige teamleden werken in de backoffice op kantoor in Hoofddorp.

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor bijna 160.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met meer dan 1.200 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een jaarcontract met de intentie tot vast dienstverband.
• Een salaris van max. € 3784,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Een fijne werkplek, een telefoon en een laptop;
• Je krijgt bij ons een 100% woon- werkvergoeding van je OV kosten, of een fietsvergoeding per gereden kilometer á €0,23 of een thuiswerkgevergoeding. Parkeer- of kilometervergoedingen woon-werk met de privéauto vergoeden wij helaas niet.
• Professionele groei met onze opleidingsacademie Bouw aan Jezelf, loopbaan coaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou
Wij verwelkomen graag een collegiale, professionele collega die gevoel heeft voor dienstverlening. Je bent proactief, een kei in klantcontact, organiseren en prioriteren en je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent sensitief, weet te verbinden en het overzicht te bewaren. Je staat onze klanten vriendelijk en kundig te woord, maakt je nieuwe systemen snel eigen en hebt oog voor een efficiënte en effectieve manier van werken en schroomt niet om jouw ideeën ter optimalisatie van processen en dienstverlening kenbaar te maken.
Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Werkervaring binnen het vakgebied Facility Management is een pre;
• Eerdere ervaring bij een Service- of Frontdesk;
• 32 uur en 4 dagen beschikbaarheid per weekwaarbij je op ons kantoor in Hoofddorp aanwezig bent;
• Kennis van de MS-Office-programma’s en bij voorkeur van TOPdesk of een vergelijkbaar Service Management of FMIS-systeem.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?
Je kunt contact opnemen met Manon Stijvers, teammanager. op 023-5676208 of via manon.stijvers@haarlemmermeer.nl
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nick Pijpers, Corporate Recruiter op 023-5676065 of viarecruitment@haarlemmermeer.nl.

Procedure
De vacature staat open tot en met woensdag 24 juli 2024. Wij gaan direct in gesprek met kandidaten die mogelijk passend zijn voor deze functie. Je ontvangt uiterlijk binnen 5 werkdagen een reactie op je sollicitatie.