Gerichtliches Mahnverfahren einleiten – Ablauf und Kosten einfach erklärt (2024)

Zahlt ein Kunde oder ein Schuldner anderer Art einen Rechnungsbetrag nicht fristgerecht, hat der Gläubiger die Möglichkeit durch ein gerichtliches Mahnverfahren an sein Geld zu kommen. Allerdings müssen für dieses Verfahren im Vorfeld außergerichtliche Schritte versucht worden sein. Das Verfahren kann sich je nach Einzelfallkonstellation eine Weile hinziehen und ist in vielen Fällen die letzte Möglichkeit, um die offene Schuld beglichen zu bekommen.

Grundlagen des Mahnverfahrens

Für das gerichtliche Mahnverfahren müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zu den wichtigsten Voraussetzungen zählen vor allem ein berechtigter Zahlungsanspruch und bereits vorangegangene außergerichtliche Klärungsversuche. Wie lange sich dieser Prozess hinzieht, hängt ganz von der Reaktion der anderen Partei ab.

Erfolgt kein Widerspruch der anderen Partei, kann der Prozess ohne langwieriges Gerichtsverfahren beendet werden. Erfolgt hingegen ein Widerspruch, folgt ein Klageverfahren zu Klärung des Anspruchs. Dadurch wiederum kann sich der Prozess eine Weile hinziehen.

Voraussetzungen für das Mahnverfahren

Für ein erfolgreiches Mahnverfahren bestehen vor allem 2 Hauptvoraussetzungen:

1. Es besteht ein berechtigter Zahlungsanspruch

2. Außergerichtliche Bemühungen, die Unstimmigkeiten zu klären, wurden bereits unternommen und waren erfolglos

Ein berechtigter Zahlungsanspruch besteht vor allem dann, wenn ein Kunde innerhalb des genannten Fälligkeitszeitraums nicht gezahlt hat. Entscheidend ist dafür in der Regel der vertraglich geregelte Fälligkeitszeitraum. Spätestens aber nach Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist befindet sich der Kunde im Verzug. Die gesetzlich festgelegte Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Die gesetzlichen Regelungen zur Mahnung und zum Schuldnerverzug finden sich in den §§ 286 ff des Bürgerlichen Gesetzbuchs(BGB).

Wichtig ist weiterhin festzustellen, ob keine besonderen Umstände vorliegen, die den Kunden dazu berechtigen, später zu zahlen. So muss vor allem die zu zahlende Leistung vollständig und mangelfreierbracht worden sein. Kann der Kunde hingegen geltend machen, dass eine Leistung, die vereinbart war, nicht vollständig oder nur mangelhaft erbracht wurde, so hat er unter Umständen die Möglichkeit, die Zahlung hinauszuzögern.

Je nach Einzelfallkonstellation hat er unter Umständen sogar die Möglichkeit, vollständig vom Vertrag zurückzutreten. Bevor gerichtliche Verfahren eingeleitet werden, ist es daher wichtig zu prüfen, ob die Leistung tatsächlich im vereinbarten Umfang erbracht wurde und ob der Kunde Beschwerde eingereicht hat.

Außerdem ist wichtig zu prüfen, ob die Rechnung ordnungsgemäß eingereicht wurde. So muss die Rechnung korrekt gewesen sein und die Leistung beschreiben, die zu zahlen ist. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnung dem Kunden zugegangen ist. In der Regel sollten dem Zugang der Rechnung keine größeren Probleme im Wege stehen.

Fachanwalt.de-Tipp: Es empfiehlt sich immer ausreichend Nachweise zu sammeln, die die Fälligkeit des Zahlungsanspruches belegen. Dazu gehört beispielsweise eine Kopie der Rechnung oder aber sogar der Beleg eines Einschreibens, wenn die Rechnung postalisch zugestellt wurde. Je genauer sich die Fälligkeit des Zahlungsanspruches nachvollziehen lässt und je besser Sie dies beweisen können, desto größer sind Ihre Erfolgschancen vor dem Mahngericht.

Neben dem berechtigten Zahlungsanspruch ist auch wichtig, dass bereits außergerichtliche Optionen ersucht wurden. Um größere Streitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich oft, zunächst mit entgegenkommenden Maßnahmen zu handeln. Zahlt ein Kunde nicht oder nicht fristgerecht, gibt es zunächst die Möglichkeit, ihnen mit einer Erinnerung darauf aufmerksam zu machen. Eine freundliche Erinnerung ist häufig ein guter Schritt, um größere Streitigkeiten zu vermeiden. Schließlich kann es sein, dass der Kunde die Zahlung tatsächlich einfach vergessen hat.

Sollte der Kunde gerade nicht in der Lage sein zu zahlen, kann es sich positiv auswirken, ihm das Angebot einer Ratenzahlung zu unterbreiten. Dies kann langfristig auch eine gute Kundenbeziehung erhalten.

Haben derartige Versuche keinen Erfolg, besteht die Möglichkeit, eine Mahnung zu schreiben. Mit einer Mahnung wird der Kunde offiziell in Zahlungsverzug gesetzt. Mit der Mahnung dürfen 5% Verzugszinsen auf die Rechnungssumme aufgeschlagen werden. Letztlich kann mit einer Mahnung auf die Einleitung gerichtlicher Schritte hingewiesen werden. Dies ist in vielen Fällen sogar empfehlenswert, da es oftmals Kunden dazu bewegt zu zahlen, bevor es zu schlimmeren gerichtlichen Verfahren kommt.

Die Mahnung kann formlos erstellt werden; das bedeutet, dass sie theoretisch sogar mündlich erteilt werden kann. Allerdings empfiehlt sich aus Beweisgründen eine schriftliche Mahnung. Das Mahnungsschreiben muss Name und Anschrift des Gläubigers und Schuldners enthalten sowie den Forderungsgrund benennen. Auch die Forderungshöhe, das bedeutet der Rechnungsbetrag, muss klar erkenntlich sein. Letztlich sollte die Mahnung, die Rechnungsnummer, die Bankverbindung des Gläubigers und das konkrete Zahlungsziel enthalten.

Wurde die Mahnung rechtskonform ausgestellt und zahlt der Kunde trotzdem nicht, hat der Gläubiger die Möglichkeit, das Mahnverfahren einzuleiten.

Fachanwalt.de-Tipp: Viele Gläubiger sind in der Annahme, dass sie dazu verpflichtet sind, mindestens 2 oder 3 Mahnungen auszustellen. Dies ist jedoch ein Irrtum. Bereits nach der ersten Mahnung kann ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Allerdings kann es je nach Einzelfall sehr hilfreich sein, eine zweite oder sogar eine dritte Mahnung auszustellen. Das gilt vor allem dann, wenn die Kundenbeziehung bisher sehr positiv war und sie sie gerne halten möchten. Abhängig ist dies auch davon, wie dringend sie das Geld selbst benötigen. Schließlich fehlen diese Einnahmen vor Beendigung des Prozesses auf ihrem Konto.

Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens

Das gerichtliche Mahnverfahren gliedert sich in mehrere Abschnitte:

1. Antragstellung

2. Mahnbescheid

3. Einspruch

4. Vollstreckungsbescheid

5. Zwangsvollstreckung

Je nachdem, wie schnell sich Gläubiger und Schuldner einigen, durchläuft das Verfahren einige bis alle dieser Schritte.

Antragstellung

Der erste Schritt des gerichtlichen Mahnverfahrens ist die Beantragung des Mahnbescheides. Dafür muss der Gläubiger einen Antrag ausfüllen. Das Formular lässt sich mittlerweile sogar online ausfüllen. Als Gläubiger haben Sie die Möglichkeit, den Antrag selber auszufüllen oder einen Anwalt einzuschalten, der Ihnen dabei hilft. Der Antrag muss nicht begründet werden. Vielmehr müssen nur formale Anforderungen erfüllt sein. Das bedeutet, dass der Mahnantrag vor allem alle wichtigen Informationen enthalten muss. Dazu gehören insbesondere die Kontaktdaten von Gläubiger und Schuldner, die Art des Mahnverfahrens, die Angaben zur offenen Forderung sowie eine Signatur beziehungsweise eine elektronische Signatur.

Fachanwalt.de-Tipp: Das Formular ist recht umfangreich. Auch wenn es sich nur um formale Angaben handelt, sollte man darauf achten, dass alles ordentlich ausgefüllt ist. Ist der Mahnantrag fehlerhaft, lehnte das Gericht ihn ab. Im Zweifelsfall kann es daher hilfreich sein, einen spezialisierten Anwalt zu kontaktieren, der bei der Ausfüllung des Antrages hilft. Hier finden Sie einen Fachanwalt in Ihrer Nähe.

Mahnbescheid

Mit Beantragung des Mahnbescheids wird auch ein Gerichtskostenvorschuss fällig. Ist der Antrag erfolgreich und ist der Gerichtskosten Vorschuss bezahlt, leitet das Gericht das Mahnverfahren ein. Im Folgenden wird dem Schuldner ein Mahnbescheid zugestellt, auf denen er 14 Tage Zeit zu reagieren hat. Er hat nun die Möglichkeit, entweder die Forderung zu bezahlen, oder aber Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzureichen. Reagiert der Kunde gar nicht, hat der Gläubiger die Möglichkeit, nach Fristablauf den Vollstreckungsbescheid zu beantragen.

Einspruch und Vollstreckungsbescheid

Wird ein Widerspruch eingereicht, muss sich das Gericht zunächst mit dem Widerspruch beschäftigen. Wird hingegen ein Vollstreckungsbescheid beantragt, hat der Schuldner daraufhin weitere 14 Tage Zeit, um zu reagieren. Er hat nun die Möglichkeit, einen Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid einzureichen. Der Vollstreckungsbescheid ermächtigt den Gläubiger Konten, Sachwerteoder sogar das Gehalt des Schuldners zu pfänden.

Denkt der Schuldner jedoch, dass der Bescheid zu Unrecht ergangen ist oder dass er fehlerhaft ist, muss das Gericht diesen überprüfen. In dem Fall geht der Prozess in ein Gerichtsverfahren über. Zunächst prüft das zuständige Gericht, ob der Einspruch zulässig ist. Dabei handelt es sich vor allem um formale Angaben. Darüber hinaus wird in einer mündlichen Verhandlung über den Inhalt entschieden.

Das Gerichtsverfahren kann in drei möglichen Varianten ausgehen. Möglicherweise wird der Vollstreckungsbescheid aufgehoben, weil der Gläubiger nicht nachweisen kann, dass seine Forderung begründet ist oder der Schuldner beweist, dass der Anspruch des Gläubigers unbegründet ist.

Alternativ kann es auch zu einem Vergleich kommen, bei dem ein Kompromiss zwischen Gläubiger und Schuldner gefunden wird.

Die dritte Möglichkeit ist die Rechtskräftigkeit des Vollstreckungsbescheides. Dies ist dann der Fall, wenn der Gläubiger nachweisen kann, dass seine Forderung berechtigt ist. In dem Fall gilt der Einspruch des Schuldners als gescheitert.

Im nächsten Schritt kann der Gläubiger den Schuldner dazu auffordern, eine Vermögensauskunft abzugeben. Dadurch erhält der Gläubiger einen Einblick in die Einkommensverhältnisse des Schuldners und indes eventuell pfändbares Vermögen. Wichtig ist, dass der Gläubiger beachten muss, ein Gerichtsvollzieher einzuschalten. Nur der Gerichtsvollzieher ist letzendlich dazu in der Lage, die Pfändung durchzuführen. Der Gläubiger darf nicht einfach im Alleingang handeln und sich über den Gerichtsvollzieher hinwegsetzen.

Zwangsvollstreckung

Die Zwangsvollstreckung wird durch den Gerichtsvollzieher beantragt. Die Zwangsvollstreckung ist das staatliche Verfahren, das privatrechtliche Forderungen und Ansprüche gegen einen Schuldner durchsetzen kann. Auch die Durchsetzung von bestimmten Handlungen oder Unterlassungen ist möglich. Geregelt ist sie in § 750 der Zivilprozessordnung. Demnach muss der Zwangsvollstreckung ein ordentlicher Vollstreckungsbescheid vorausgegangen sein. Im Rahmen der Zwangsvollstreckung kann der Gerichtsvollzieher den Schuldner zur Zahlung der offenen Schulden zwingen. Sollte der Schuldner zahlungsunfähig sein, übernimmt der Gerichtsvollzieher die Pfändung. Dabei können Wertgegenstände oder der Lohn des Schuldners gepfändet werden.

Kosten

Die Kosten des Mahnverfahrens sind abhängig vom Einzelfall. Grundsätzlich fallen drei Kostenarten an:

• Die Kosten für das Gericht

• Die Kosten für den Gerichtsvollzieher

• Gegebenenfalls die Kosten für einen Anwalt

Die Gerichtskosten sind abhängig von der Forderungssumme. Grundsätzlich gilt: je mehr Geld vom Schuldner verlangt wird, desto höher werden die Gerichtskosten. Bei einer Forderungssumme von um die 1000€ fallen mindestens 32,00€ Gerichtskosten an. Die genauen Kosten sind im Gerichtskostengesetz (GKG) geregelt.

Auch die Kosten für den Gerichtsvollzieher sind gesetzlich geregelt. Diese Kosten sind ebenfalls von der Forderungssumme abhängig. In der Regel halten sie sich in einem ähnlichen Rahmen wie die Gerichtskosten.

Möchten Sie sich durch einen Anwalt begleiten lassen, kommen die Anwaltskosten hinzu. Die Vergütung des Anwalts berechnet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Auch die Rechnung des Anwalts ist abhängig von der Forderungssumme. In einem Erstgespräch mit dem Anwalt erfahren Sie meistens alles, was Sie wissen müssen in Bezug auf ihre Erfolgschancen und die anfallenden Kosten. Hier finden Sie einen Fachanwalt in Ihrer Nähe.

Besonderheiten im Mahnverfahren

In einigen Fallkonstellationen gibt es bestimmte Besonderheiten. Dies ist beispielsweise bei grenzüberschreitenden Forderungen oder bei Forderungen gegen Verbraucher der Fall.

Bei grenzüberschreitenden Forderungen fallen die Regelungen der Europäischen Union an. Für diese Fälle gibt es bestimmte Regelungen der sogenannten EU-Mahnverordnung. Ein Fall gilt dann als grenzüberschreitend, wenn mindestens eine Person ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem anderen Staat als dem Gerichtsstaat inne hat.

Im sogenannten Europäischen Gerichtsatlas ist geregelt, welches Gericht in dem Fall zuständig ist. Das Europäische Mahnverfahren gilt nur für Beteiligte unterschiedlicher EU-Mitgliedstaaten. Die Einspruchsfrist in diesem Fall beträgt 30 Tage, beginnend mit der Zustellung. Sollte es zu einem Zivilprozess oder einer Zwangsvollstreckung kommen, kann die Gestaltung mit Auslandsbezug komplizierter werden. Gerade in diesen Fällen empfiehlt sich daher eine anwaltliche Beratung.

Handelt es sich um einen Fall zwischen Unternehmer und Verbraucher, bestehen besondere Ausnahmen. Im Sinne des Verbraucherschutzes kommen Privatpersonen nur dann in Zahlungsverzug, wenn das Unternehmen sie in der Rechnung auf einen automatischen Verzug hingewiesen hat. In der Realität fehlt in den meisten Rechnungen ein solcher Hinweis. Alternativ fällt eine Privatperson auch dann in Verzug, wenn für die Zahlung im Vertrag ein konkreter Tag festgelegt war. Das Gleiche gilt, wenn sich aus dem Vertrag ein konkreter Tag berechnen lässt. Ein Beispiel: dies ist in aller Regel in einem Mietvertrag der Fall. Dort steht beispielsweise ein Hinweis, dass die Miete am dritten Werktag jedes Monats zu zahlen ist. In dem Fall lässt sich ein konkretes Zahlungsdatum berechnen. Ist dies nicht gegeben, muss das Unternehmen den Verbraucher zunächst auf den Verzug hinweisen. Eine Mahnung ist allerdings dann nicht mehr nötig, wenn der Schuldner die Zahlung bereits konkret verweigert hat. In dem Fall hat er den Gläubiger selber darauf hingewiesen, dass er nicht mehr zu zahlen bereit ist.

Fazit

Das Mahnverfahren ist in vielen Fällen der letztmögliche Weg eines Gläubigers an eine offene Forderungssumme zu kommen. Allerdings ist es auch mit einem erhöhten Aufwand und unter Umständen mit erhöhten Kosten verbunden. Im Vergleich zu einer direkten Klage ist das Mahnverfahren jedoch die günstigere Variante.

In vielen Fällen lohnt es sich, zunächst außergerichtliche Möglichkeiten zu prüfen. Oftmals kann durch freundliche Erinnerungen, ein Angebot zur Ratenzahlung oder durch Vermittlung mit einem Sachverständigen ein gerichtliches Verfahren vermieden werden. Dies ist in der Regel für beide Parteien vorteilhaft.

Wer sich in einer Situation befindet, in der Streitigkeiten über die Zahlung einer Schuld bestehen, sollte sich einen spezialisierten Anwalt zu Hilfe suchen. Dieser kann fachkundig und rechtssicher darüber beraten, welche Optionen bestehen und wie hoch die Erfolgschancen eines Mahnverfahrens oder eines Gerichtsprozesses sind. Auch kann der Anwalt die Interessen des Mandanten vor Gericht vertreten, sofern es zu einem Prozess kommt. Hier finden Sie einen Fachanwalt in Ihrer Nähe.

Symbolgrafik:© Fiedels - stock.adobe.com

Autor: Redaktion fachanwalt.de